Henkilötietolain (523/99) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

Rekisteriseloste:
Rekisteriseloste tai tietosuojaseloste tulee laatia henkilötietolain mukaan kaikista henkilörekistereistä. Hampaasi Oy:n kohdalla tämä tarkoittaa asiakkaistamme tallennettavia tietoja, joita käytämme asiakkaidemme hoidon suunnittelussa ja toteutuksessa sekä yhteydenpidossa asiakkaisiimme.  Rekisteriselosteesta ilmenee, kuka on henkilötietojen käsittelystä vastaava rekisterinpitäjä, mitä henkilötietoja rekisterissä on, mihin niitä käytetään ja miten tiedot suojataan.

Rekisterinpitäjä ja rekisteriä hoitava taho

HAMPAASI OY (Y-tunnus 2990864-5)
Karhumäenkuja 2, 01530 Vantaa
info@hampaasi.fi
Rekisterin nimi: Hampaasi Oy:n asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yrityksen ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hoito ja ylläpito sekä asiakasyhteydenpito. Rekisterin tietoja käytetään yrityksen omaan suoramarkkinointiin, ellei asiakas ole suoramarkkinointia kieltänyt. Rekisterissä käsiteltäviä osto- ja asiointitietoja sekä sijaintitietoja voidaan käyttää myös profilointiin ja markkinointitoimenpiteiden sekä asiakasviestinnän kohdentamiseksi rekisteröityä kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä. Mikäli rekisteröity ei toimita pyydettyjä tietoja siltä osin kuin tiedot liittyvät yhteydenottolomakkeen täyttämiseen, rekisterinpitäjä ei voi ottaa vastaan rekisteröidyn yhteydenottolomaketta eikä sitoutua yhteydenottolomaketta koskevaan rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen.

Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröityneen tekemän yhteydenottolomakkeen ja siihen liittyvän toimenpiteen mahdollistamiseksi. Säilytysaika riippuu kerätyn tiedon säilytysajan tarpeesta, mm. laskutustiedot tulee kirjanpitolain mukaan säilyttää kuusi vuotta. Yhteydenottolomakkeen tietoja säilytämme ainoastaan asiakkaan suostumuksesta.

Rekisterin sisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:
• Asiakkaan henkilötiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero)
• Asiakkaan terveyttä koskevat esitiedot ja lähtötilanne
• Asiakkaalle annettavan hoidon lyhyt kuvaus sekä hoitoon tarvittavan lääkityksen ja hoitotarvikkeiden tiedot
• Tehtyjen tutkimusten tulokset
• Ajanvaraustiedot
• Laskutustiedot
• Muut rekisterin tarkoitukseen liittyvät tiedot.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät
• AssisDent (potilastietojärjestelmä)
• Romexis (Kuvantamisjärjestelmä)

Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Potilaslain mukaisesti henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille vain potilaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai EU:n talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen yleiset periaatteet
1. Paperiaineisto Paperiasiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa tai lukituissa kaapeissa. Asiakirjojen säilytystiloihin on pääsy ainoastaan hoitohenkilökunnalla.
2. Sähköinen aineisto Hampaasi Oy:n asiakasrekisteri on sähköinen tietokanta ja siihen on pääsy vain niillä Hampaasi Oy:n työntekijöillä, joiden työtehtävät edellyttävät asiakasrekisterin käyttöä. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet ja monivaiheisen tunnistautumisen. Asiakasrekisteri on suojattu ulkopuolisilta käyttäjiltä.

Hampaasi Oy:n asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot ovat salassa pidettäviä ja asiakasrekisteriä ja sen tietoja käsittelevää henkilökuntaa sitoo vaitiolovelvollisuus.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus:
• Tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisteriasioista vastaavalle taholle (ks. kohta Rekisteriä hoitava taho).
• Rekisteriä hoitava taho oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä rekisterinpitäjän rekisteriasioista vastaavaan tahoon tiedon korjaamiseksi.
• Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
•  Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle.
Asiakkaalla on Henkilötietolain 26 – 28 § mukaisesti oikeus saada tarkastaa häntä itseään koskevat potilasrekisteriin tallennetut tiedot. Laki Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18 § mukaisesti asiakkaalla on halutessaan oikeus tarkastaa häntä itseään koskevia sähköisen tietojärjestelmän lokitietoja. Tietojen tarkastuspyyntö tehdään kirjallisella lomakkeella tietosuojavastaavalle.

Evästeet
Käyttäjällä on mahdollisuus kieltäytyä evästeiden käytöstä estämällä ne oman selaimensa asetuksista.